Succesfactoren binnen een ketensamenwerking: het opstellen van duidelijke basisregels (3/3)

Publieke organisaties werken steeds vaker in ketens en andere samenwerkingsverbanden om maatschappelijke opgaven op gebied van onderwijs, gezondheidszorg en welzijn effectief aan te pakken.

Ik ben Marieke Rorijs en sinds juni 2021 werkzaam als junior adviseur bij PROOF Adviseurs. In een drietal blogs zet ik de kenmerken en succesfactoren voor het inrichten van een effectieve ketensamenwerking uiteen. Mijn masterscriptie over de succesfactoren binnen ketensamenwerkingen neem ik hiervoor als basis. In mijn scriptie heb ik, aan de hand van zowel kwalitatief als kwantitatief onderzoek, gekeken naar de relatie tussen de ontwerpkenmerken van een ketensamenwerking en de proceseffectiviteit.

In het eerste deel ben ik ingegaan op de kenmerken van een ketensamenwerking en hoe een keten zich verhoudt tot een netwerk. Het tweede deel en derde deel richten zich elk op één van de succesfactoren binnen een ketensamenwerking, namelijk 1) de inclusie van een brede groep belanghebbenden en 2) het opstellen duidelijke basisregels. In dit derde en laatste blog staat het opstellen van duidelijke basisregels centraal.

Wat houdt het opstellen van duidelijke basisregels in?

Duidelijke basisregels zijn vaste en consistent toegepaste regels en afspraken die binnen een ketensamenwerking gelden. Deze regels kunnen gaan over de toegang tot de ketensamenwerking en dus onder welke voorwaarden een organisatie zich kan aansluiten bij de samenwerking. Ook kan het gaan over de interactie binnen de keten. Hierbij valt te denken aan welk gedrag gewenst is binnen de keten en op welke momenten en op welke manier er met elkaar wordt gecommuniceerd.

Waarom is het nodig?

Het opstellen van basisregels zorgt ervoor dat de ketenpartijen handelen volgens een vaste set aan regels en afspraken. Deze vaste set aan regels maakt het dat samenwerking überhaupt kan plaatsvinden. Als er namelijk niet teruggevallen kan worden op een vaste set aan regels, normen en afspraken zou samenwerking vrijwel onmogelijk zijn vanwege de aanzienlijke transactiekosten. Naast dat regels samenwerking mogelijk maken zorgen ze ook voor stabiliteit en voorspelbaarheid voor de ketenpartijen.

Tot slot hebben ketenpartijen de neiging om het samenwerkingsproces enigszins sceptisch aan te gaan; ze zijn gevoelig voor rechtvaardigheidskwesties, willen zichzelf behoeden voor manipulatie en zijn bezorgd over de machtsverhoudingen tussen alle deelnemende organisaties. Het opstellen van duidelijke en consistente toegepaste basisregels helpt bij het wegnemen van deze sceptische houding. Het stelt ketenpartijen namelijk gerust dat het proces eerlijk en open verloopt. Kortom, regels maken interactie mogelijk, bieden stabiliteit en zekerheid en vormen ook de basis waarop het vertrouwen van ketenpartijen kan worden gebaseerd.

Wat zegt de praktijk?

Vanuit de literatuur wordt het opstellen van duidelijke basisregels gezien als een succesfactor binnen verschillende samenwerkingsverbanden. In mijn onderzoek heb ik, op zowel kwalitatieve als kwantitatieve wijze, getoetst of deze succesfactor ook daadwerkelijk op gaat in de praktijk. De kwantitatieve resultaten heb ik verkregen vanuit een enquête die ik heb uitgezet onder mensen die betrokken zijn bij het organiseren of uitvoeren van een ketensamenwerking binnen het onderwijs of (jeugd)zorg. De kwalitatieve resultaten zijn verkregen door participatieve observatie binnen de ketenaanpakken die PROOF Adviseurs ontwikkeld voor mantelzorgers en mensen met een chronische aandoening.

De resultaten van de enquête laten een positief en significant verband zien tussen het opstellen van duidelijke basisregels en de uiteindelijke effectiviteit van een ketensamenwerking. Met andere woorden; wanneer er bij de ontwikkeling en/of uitvoering van een ketensamenwerking duidelijke basisregels worden opgesteld heeft dit een positieve gevolgen voor de effectiviteit van de samenwerking.

Deze (kwantitatieve) positieve relatie werd onderschreven door de observaties binnen de twee ketensamenwerkingen die PROOF Adviseurs ontwikkeld. De geobserveerde organisaties geven aan dat het noodzakelijk is dat ketenpartijen vaste en structurele overlegmomenten inplannen. Dit zorgt ervoor dat ketenpartijen betrokken blijven en op de hoogte gehouden worden van ontwikkelingen. Daarnaast kunnen vaste overlegmomenten dienen als evaluatiemoment.

Tot slot kunnen duidelijke basis regels (wat betreft interactie) ervoor zorgen dat ketenpartijen meer inzicht krijgen in elkaars werkzaamheden. De organisaties binnen de twee ketenaanpakken die PROOF Adviseurs ontwikkeld blijken, zeker in de ontwikkelfase, niet altijd op de hoogte te zijn van welke ketenpartij welke werkzaamheden verricht. Door interactie in te richten wordt het mogelijk om de lijntjes binnen de keten te verkorten en sneller te kunnen schakelen tussen ketenpartijen. Dit maakt het voor ketenpartijen makkelijker om elkaar te benaderen, om hulp te vragen en van elkaar te leren.

Wat kunnen we hiermee?

Elke ketensamenwerking wordt gekenmerkt door een specifieke en unieke set van formele en informele (basis) regels. Het opstellen van duidelijke basisregels is dan ook een essentieel component tijdens het inrichten van een nieuwe ketensamenwerking of bij het optimaliseren van een bestaande samenwerking. Deze basisregels zien voornamelijk op afspraken over de interactie binnen de keten, zoals vaste overlegmomenten. Mocht de effectiviteit van een ketensamenwerking niet optimaal zijn kan het dus geen kwaad om ook eens de geldende basisregels wat betreft interactie te evalueren. Of misschien zijn er nog wel helemaal geen basisregels. Dan is het noodzakelijk om deze, eventueel met een onafhankelijke procesbegeleider, op te stellen.

Wilt u meer weten over het onderzoek? Of wilt u eens sparren over het inrichten van een nieuwe ketensamenwerking of optimaliseren van een bestaande ketensamenwerking?  Neem contact met mij op via marieke@proofadviseurs.nl