De Wet open overheid (2/3): in 7 stappen van vraag naar informatie

In 7 stappen van vraag naar informatie

De Wet open overheid (Woo) treedt op 1 mei 2022 in werking en vervangt de Wet openbaarheid bestuur (Wob). Niet helemaal, want de actieve openbaarmaking, gaat later en gefaseerd gelden. Maar een groot deel van de Woo dus wel. Wat betekent dat voor uw organisatie vanaf 1 mei 2022? In een drieluik zetten we de belangrijkste punten voor u op een rijtje. Dit keer wordt er, in het tweede luik, stil gestaan bij het indienen en het proces van een verzoek om openbaarmaking.

De Woo-functionaris: In de vorige blog lazen we dat ieder bestuursorgaan verplicht is om een contactpersoon, de Woo-functionaris te hebben. De Woo-functionaris fungeert als eerste aanspreekpunt voor informatieverzoeken en is er om iedereen die informatie zoekt op weg te helpen. Verzoeken kunnen op verschillende manieren het bestuursorgaan bereiken. Woo-verzoeken kunnen ook op verschillende plaatsen in de organisatie terecht komen. Niet altijd bij de Woo-functionaris. Maar die kan wel iedereen verder op weg helpen en vragen beantwoorden. Heeft het bestuursorgaan de informatie? Zo ja, waar en bij wie kan ik dan terecht? Hoe kan ik de informatie opvragen? De Woo-functionaris kent de informatiestromen binnen de organisatie

In hoofdstuk 4 van de Woo is de openbaarmaking op verzoek geregeld, ook wel genoemd passieve openbaarmaking. Iedere burger kan een Woo-verzoek (wat nu een Wob-verzoek is) indienen bij een bestuursorgaan.  Tussen de Wob en de Woo zitten de nodige verschillen, daarom in een infographic inzichtelijk gemaakt welke stappen genomen worden als een verzoek openbaarmaking wordt ingediend.  De nummers in deze blog verwijzen naar de nummering in de infographic.

1. Verzoek om informatie.

Iedereen kan een verzoek om informatie indienen bij een bestuursorgaan. Na ontvangst dient het orgaan te bepalen of het een Woo-verzoek betreft of een ander soort informatieverzoek.  Een verzoek om informatie hoeft namelijk niet altijd een Woo-verzoek te zijn. Of dit het geval is kan blijken uit de aard, de inhoud of de uitlatingen van de verzoeker. Bijvoorbeeld omdat verzoeker belanghebbende of partij is in een procedure of omdat verzoeker niet wil dat de informatie openbaar wordt gemaakt. Dan is de Woo niet van toepassing en is het geen Woo-verzoek.

De kwalificatie van het soort informatieverzoek is belangrijk. Want het kan gevolgen hebben voor de inhoud van de reactie en het eventuele juridische gevolg.

Aandachtspunt: Beoordeel of het echt een Woo-verzoek is, voordat u de volgende stappen zet.

2. Woo-verzoek?

Iedereen kan een Woo-verzoek kan mondeling of schriftelijk – het liefst elektronisch – indienen.  Het bestuursorgaan kan aangeven op welke elektronische wijze de verzoeker het kan indienen. Gebruik daarom zowel voor het indienen als voor de inhoud een specifiek mailadres of een webformulier. Want een Woo-verzoek wordt meestal herkend aan:

• Het feit dat het de grondslag van het verzoek – de Wet open overheid – aangeeft,
• het bestuursorgaan of een instelling die daaronder valt genoemd wordt waar de informatie berust en
• dat er, en zo ja welke, publieke informatie gevraagd wordt.

In afwijking van ‘iedereen’ zijn een er paar bijzondere verzoekers, aan wie informatie wordt of kan worden verstrekt, al dan niet onder voorwaarden, ook al doen zich uitzonderingsgronden uit hoofdstuk 5 van de Woo voor:

1. De verzoeker die vraagt om informatie over zichzelf, partner, kind of ouder, dient (imperatief) de informatie te krijgen;
2. de verzoeker die niet-openbare informatie wegens klemmende, zwaarwegende redenen informatie wenst, kan die krijgen. Het gaat om uitzonderlijke gevallen, die niet op voorhand te benoemen zijn;
3. de verzoeker die de informatie wenst te gebruiken voor historisch, statistisch, wetenschappelijk of journalistiek onderzoek, kan die krijgen.

Is het verzoek een regulier Woo-verzoek, dan gaat u naar stap 3 en wordt de procedure in hoofdstuk 4 van de Woo gevolgd.

Is het geen Woo-verzoek, dan wordt het verzoek afgedaan zoals elk ander verzoek. Dus volgens het van toepassing zijnde regime afgehandeld of anders meegedeeld aan verzoeker.

Aandachtspunt: Gebruik een apart e-mailadres of webformulier voor Woo-verzoeken.

3. Juiste bestuursorgaan?

Heeft het verzoek betrekking op informatie die bij een ander bestuursorgaan berust, dan heeft de verzoeker het verzoek niet ingediend bij het juiste bestuursorgaan. Het ontvangende bestuursorgaan stuurt het verzoek dan door onder mededeling ervan aan de verzoeker. Bent u het juiste bestuursorgaan, dan volgt stap 4a.

Aandachtspunt: Beoordeel zo spoedig mogelijk of u het juiste bestuursorgaan bent voor het verzoek

4a. Volledig en duidelijk?

Een verzoek dient, voordat het inhoudelijke behandeld kan worden, duidelijk en volledig te zijn. Is dat niet het geval, dan verzoekt het bestuursorgaan binnen twee weken na ontvangst van het verzoek aan verzoeker om het verzoek te preciseren. Het bestuursorgaan kan op voorhand aan verzoeker richting geven hoe een Woo-verzoek voldoende duidelijk en volledig is door bijvoorbeeld een formulier op de website te gebruiken.

Aandachtspunt: Houd de termijn om precisering te verzoeken in de gaten.

4b. Gepreciseerd?

Het bestuursorgaan dient voor het preciseringsverzoek een termijn te stellen, waarbinnen het verzoek aangevuld dient te worden. De gevraagde precisering dient te gaan om gegevens die nodig zijn om een inhoudelijke besluit te kunnen nemen. De termijn is afhankelijk van de manier waarop het verzoek dient te worden aangevuld.  Wordt het verzoek niet gepreciseerd, dan kan het niet in behandeling worden genomen (stap 5). Is het verzoek volledig en duidelijk, dan volgt de inhoudelijke behandeling (stap 6).

Aandachtspunt: Stel een reële termijn voor precisering van het verzoek

5. Niet in behandeling nemen.

Wordt het verzoek niet, niet volledig of niet tijdig gepreciseerd, dan kan (het is een bevoegdheid van het bestuursorgaan en geen verplichting, dus niet: moet)het bestuursorgaan besluiten het verzoek niet te behandelen. Dit in lijn met de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Dat besluit dient genomen te worden binnen twee (dat is korter dan de vier weken in de Awb) weken na ontvangst van het onvolledig preciseren of na ommekomst van de gestelde termijn. Tegen dit besluit staat bezwaar, beroep en hoger beroep open.

Aandachtspunt: Houd de korte beslistermijn voor het niet in behandeling nemen in de gaten.

6. Inhoudelijke behandeling.

Is het besluit volledig of gepreciseerd, dan volgt de inhoudelijke behandeling van het verzoek. De termijn tot en met het besluit op verzoek is vier weken. Is het verzoek omvangrijk of gecompliceerd, dan kan, voordat de vier weken voorbij zijn, de termijn met nog twee weken worden verdaagd. Wordt een belanghebbende met het oog op de zorgvuldigheid gevraagd om een zienswijze, dan wordt de beslistermijn verlengd met de zienswijzetermijn.

Wordt een verzoek ingediend, dan dient het bestuursorgaan er rekening mee te houden dat de informatie waarop het verzoek betrekking heeft, niet wordt vernietigd. Vernietiging van informatie op basis van de Archiefwet dient dan achterwege te blijven, totdat op het verzoek onherroepelijk is beslist.

Als om een omvangrijke hoeveelheid informatie wordt gevraagd en daarom niet binnen de wettelijke termijn beslist kan worden, dan treedt het bestuursorgaan, in overleg met de verzoeker over de prioritering van de afhandeling van het verzoek. Dat overleg dient bij voorkeur tijdig, ruim voor het verstrijken van de beslistermijn te gebeuren.  Het bestuursorgaan verstrekt de gevraagde informatie zoveel als mogelijk in de door verzoeker in het overleg  aangegeven volgorde.

Is de gevraagde informatie er niet, maar had die op grond van een wettelijk voorschrift wel bij het bestuursorgaan aanwezig behoren te zijn, dan vordert het bestuursorgaan de informatie van degene die de informatie wel heeft. Denk bijvoorbeeld aan informatie die al vernietigd is, maar waarvan bekend is dat deze bij adviesorganen of belanghebbenden nog aanwezig is. Weigert de ander de informatie te vertrekken, dan kan het bestuursorgaan een last onder dwangsom opleggen ter handhaving van deze vordering.

Aandachtspunten:

1. Houd u aan de termijnen voor afhandeling, verdaag tijdig.
2. Treedt bij een omvangrijk verzoek in overleg met verzoeker.
3. Heeft u de informatie niet, vorder dan zo nodig informatie bij degene die de informatie wel heeft.

7. Besluit op Woo-verzoek.

Als de procedure doorlopen is ende afweging van belangen is gemaakt (waarin de uitzonderingsgronden van hoofdstuk 5 zijn meegenomen), neemt het bestuursorgaan een schriftelijk besluit om de gevraagde informatie te verstrekken. Wordt verwacht dat een belanghebbende tegen het besluit bezwaar indient, dan wordt de informatie twee weken na de bekendmaking van de beslissing verstrekt. Als er een voorlopige voorziening wordt verzocht, dan wordt de verstrekking van de informatie opgeschort totdat uitspraak is gedaan of het verzoek om voorlopige voorziening is ingetrokken. Het schriftelijk besluit van het bestuursorgaan kan ook inhouden dat het verzoek geheel of gedeeltelijke wordt geweigerd omdat één van de uitzondering van hoofdstuk 5 zwaarder weegt dan het belang van openbaarmaking van de informatie. Tegen dit besluit staat bezwaar, beroep en hoger beroep open.

Aandachtspunt: Verstrek de documenten zoveel mogelijk bij het besluit, maar houd rekening met eventuele bezwaren en een verzoek om voorlopige voorziening.

In de drieluik over de Wet open overheid zijn in het eerste luik zijn de algemene bepalingen en de uitzonderingronden in de Wet open overheid aan de orde geweest. In het derde luik willen we ingaan op de actieve openbaarmaking.

Meer weten? Download hier de tekst van de Wet open overheid en hier de tekst van de Wijzigingswet Wet open overheid

Het eerste luik over de algemene bepalingen over openbaarheid, uitzonderingen en de Woo-functionaris leest u hier. Het derde luik over wat de actieve openbaarmaking voor uw organisatie betekent leest u hier.

Wilt u uw organisatie of het proces goed inrichten op de Wet open overheid, wilt u sparren of een afspraak maken? Neem dan contact op met onze adviseur Maarten Waleboer, Maarten2@proofadviseurs.nl