De Wet open overheid (3/3): Actieve openbaarmaking: een cultuurverandering

/in

Het is bijna zover: de Wet open overheid (Woo) treedt op 1 mei a.s. in werking en vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Niet helemaal, want de regels over verplichte actieve openbaarmaking gaan later en gefaseerd gelden. Maar die regels werpen wel hun schaduw vooruit. In een drieluik zet PROOF Adviseurs de belangrijkste punten van de Woo voor u op een rij. In dit derde en laatste luik staan we stil bij wat de actieve openbaarmaking voor uw organisatie betekent.

1. De Woo: een cultuurverandering

De Woo heeft als doel: een overheid die transparant is in haar doen en laten. Vanuit die transparantie verstrekt de overheid zowel uit zichzelf (actief) informatie aan burgers als op verzoek (passief) van de burger. Daarmee geeft de overheid inzicht in zijn handelen. De implementatie van de Woo is daarom geen juridisch vraagstuk, maar brengt verandering van cultuur van elke overheidsorganisatie. Het Rijk, de provincie, de gemeente, het waterschap en het publieke samenwerkingsverband handelt voortaan vanuit het principe van “actief openbaar, tenzij”. Dit heeft grote gevolgen voor de cultuur binnen overheden en hoe burgers naar overheden en publieke organisaties kijken. Verandering van de cultuur is nodig:

  • om het waarom, de bedoeling van de wet, uit te dragen;
  • de kansen en opbrengsten door de Woo te benoemen;
  • om bewustwording bij bestuur en medewerkers te creëren door informatieoverdracht;
  • om alle documentatie te bundelen in één documentatiesysteem;
  • om vooraf na te denken hoe u uw documenten gaat inrichten en invullen met het oog op openbaarmaking op een later moment. Dat voorkomt achteraf weglakken van informatie vanwege uitzonderingsgevallen;
  • om regelmatig bestuurs- en managementaandacht te organiseren en;
  • om de voortgang van de implementatie van de Woo te monitoren;
  • om na te denken of, en zo ja, hoe, u persoonsgegevens, belangen van derden, persoonlijke beleidsopvattingen integreert? Of zet u deze gegevens apart in of als bijlage bij het document?
  • om aan uw adviescommissies te vragen om het advies zo op te stellen dat deze na vaststelling openbaar gemaakt kan worden;
  • om ervoor te zorgen dat een document in het goede elektronische format gegoten is, inclusief de metadata die erbij horen;
  • om voor een goede informatiehuishouding in een organisatiebreed documentatiemanagementsysteem te zorgen.

Aanbeveling: Maak uitgebreid werk van de cultuurverandering binnen uw organisatie.

2. De Woo: inspanningsverplichting

De actieve openbaarmaking is uitgebreid geregeld in hoofdstuk 3 van de Woo. De uitgestelde inwerkingtreding van de verplichte actieve openbaarmaking betreft artikel 3.3, eerste en tweede lid. De inspanningsverplichting voor actieve openbaarmaking in artikel 3.1. gaat dus wel gelden. Deze inspanningsverplichting houdt in dat bestuursorganen  informatie voor eenieder openbaar dienen te maken, als dat zonder onevenredige inspanning of kosten mogelijk is en als een uitzonderingsgrond dat niet in de weg staat. Hoe u dat doet, is een kwestie van beleid ontwikkelen en prioriteiten stellen. U kunt zich daarbij laten leiden door de opsomming van categorieën informatie die in artikel 3.3 genoemd worden. Veel van de daarin genoemd informatie is mogelijk al openbaar of is gemakkelijk openbaar te maken. Het gaat hier om de uiteindelijke versies. Denk bijvoorbeeld aan mandaatbesluiten, de agenda van het dagelijks bestuur, organisatiegegevens.

Aanbeveling: Maak beleid voor de invulling van de inspanningsverplichting in de Woo invult en stel daarin prioriteiten vast.

3. Verplichte actieve openbaarmaking

Overheidsinstanties zullen in de komende tijd toewerken naar de invoering van de actieve openbaarmaking. Daarvoor kunnen de volgende stappen worden gezet:

a. Breng de huidige situatie van openbaarmaking kaart. Wat wordt er openbaar gemaakt, hoe gebeurt dat en voor wie? Vanuit de gedachte van een open overheid is daarbij de informatiebehoefte van uw burgers leidend.

b. Stel het ambitieniveau vast. Bepaal welke informatie actief openbaar gemaakt gaat worden. De Woo geeft een basisniveau, dat bestaat uit het openbaar maken van documenten die vallen onder de volgende categorieën:

    • Wet- en regelgeving
    • Organisatiegegevens
    • Raadsstukken
    • Bestuursstukken
    • Stukken van adviescolleges
    • Convenanten
    • Jaarplannen en -verslagen
    • Woo-verzoeken
    • Onderzoeken
    • Beschikkingen
    • Klacht

De informatie uit deze categorieën kan gefaseerd ingevoerd worden. Daarnaast kan elke organisatie ervoor kiezen om meer documenten actief openbaar te maken dan het basisniveau.

c. Bepaal de fasering van het ambitieniveau.

d. Bepaal de strategie waarin de gewenste situatie beschreven wordt. Het uitgangspunt is hierbij het vastgestelde ambitieniveau.

Aanbeveling: Maak een implementatieplan, waarin u de Woo stapsgewijs en gefaseerd implementeert, afgestemd op de informatiebehoefte van uw burgers.

4. De digitale manier van openbaarmaking

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft voor het openbaar maken van de documenten een platform ontwikkeld, genaamd PLOOI. Overheidsinstanties moeten hier gebruik van  maken bij de verplichte actieve openbaarmaking. Op dit platform wordt een overzicht gecreëerd van alle openbaar gemaakte documenten. Daarnaast  worden er eenduidige eisen gesteld aan wijze  waarop de documenten actief openbaar worden gemaakt. Voor de inspanningsverplichting uit artikel 3.1 is het gebruik van PLOOI geen verplichting, maar het mag wel. Voor de transparantie van het overheidshandelen en vanuit het oogpunt van dienstverlening aan de burger verdient één plek waarop al de overheidsinformatie te vinden is, de voorkeur.

Aanbeveling: Maak ook bij niet verplichte actieve openbaarmaking gebruik van het platform PLOOI.

Meer weten? Download hier de tekst van de Wet open overheid en hier de tekst van de Wijzigingswet Wet open overheid

Het eerste luik over de algemene bepalingen over openbaarheid, uitzonderingen en de Woo-functionaris leest u hier. Het tweede luik over het indienen en het proces van een verzoek om openbaarmaking leest u hier.

Wilt u uw organisatie of het proces goed inrichten op de Wet open overheid, wilt u sparren of een afspraak maken? Neem dan contact op met onze adviseur Maarten Waleboer via maarten2@proofadviseurs.nl