Columnreeks ontmoetingen: de secretaris
Ontmoetingen
Samenwerking kunnen we vanuit verschillende perspectieven bekijken: motieven, relaties, processen en vormen. Maar samenwerken is altijd mensenwerk. Wie maken en maakten in Nederland de samenwerking? In de serie ontmoetingen deelt adviseur Maarten Hageman herinneringen uit zijn jarenlange ervaringen met bestuurders, ambtenaren en adviseurs.
Mijn eerste secretaris
Een hark! Iedereen om me heen leek het te begrijpen toen de gemeentesecretaris ons indringend de nieuwe organisatievorm van de gemeente schetste. Hij had daartoe alle medewerkers van ‘zijn’ bestuursdienst bijeengeroepen, onder wie ik, de zojuist benoemde beleidsmedewerker voor regionale vraagstukken, vers van de universiteit. Ik meende dat de hark stond voor het bijeen schuiven van alle medewerkers. In gedachten zag ik de secretaris opeens in een tuinbroek, wat het gezag van de voorname ambtsdrager zeker niet ten goede kwam.
In mijn onnozelheid miskende ik de ernst van de situatie.
En die situatie was ernstig. De afgelopen periode, kort voor de komst van deze gemeentesecretaris, was de gemeentelijke organisatie ‘gekanteld’. Dat moest een verkeerde ontwikkeling zijn, zo maakte ik uit de bespreking op: wetteloze sectordirecteuren en wethouders zouden nu zo’n beetje vrij spel hebben. Wie bewaakte nog de zorgvuldigheid van het overheidshandelen? En welke functionaris garandeerde de uitvoering van bestuursbesluiten? Zware termen passeerden de revue, zoals integraliteit, rechtmatigheid, betrouwbaarheid en zelfs rechtsstatelijkheid.
De hark bood uitkomst. Met een schema vol blokjes en lijnen werd ons ingepeperd hoe wij, ‘de ogen en oren van de secretaris’, pal stonden voor de rechtsstaat. Nieuwsgierig zocht ik mijn plaatsje in dit systeem. Ik moest enkele zijtakken aflopen om bij mijn bureau Bestuurlijke en Juridische Zaken uit te komen, dat deel bleek van de Afdeling Bestuursondersteuning, die op haar beurt onderdeel was van de Bestuursdienst.
“Maak je borst maar nat”, mompelde een ervaren collega naast me, “dat zijn drie parafen van managers om je voorstel bij het college te krijgen.” In mijn geval bleken het er welgeteld vier: ik moest niet alleen de parafen van de bureauchef, het afdelingshoofd en de dienstdirecteur hebben, maar ook die van de secretaris zelf. Om de belangen van de gemeente veilig te stellen.
Die man met de hark maakte het mij lastig. Zeker toen mijn werk groeide en werd ondergebracht in een eigen openbaar lichaam. Met niet alleen een dagelijks en een algemeen bestuur, maar ook met mij als secretaris aan het hoofd van deze organisatie.
Een eigen harkje dus.
Regelmatig werd ik bij de gemeentesecretaris geroepen vanwege de regionale ontwikkelingen. Hij stelde eisen, ik weigerde koppig, me verschuilend achter een eigen bestuur. Zo harkten we steeds tegen elkaar in, over principes, posities en procedures. Over macht, kortom. Zelden spraken we over de inhoud van de overheidszorg.
Nu, ruim dertig jaar later, schuif ik als oude rot aan bij een Kring van Gemeentesecretarissen. We bespreken de regionale opgaven en vraagstukken van gemeenten. Samenwerken is vanzelfsprekend. Hoe regelen we samen de uitvoering en de ondersteuning? Gaan de secretarissen samenwerken als een netwerkdirectie? En vooral: wat is het goede samenspel binnen de gemeente zelf, tussen raad, college en ambtelijke organisatie?
Veel praatstof, zeker.
Maar geen wereld van horken of harken.
