De Wet open overheid (1/3): aandachtspunten en de uitzonderingen

/in ,

De Wet open en overheid (Woo) treedt op 1 mei 2022 in werking en vervangt de Wet openbaarheid bestuur (Wob). Niet helemaal, want de actieve openbaarmaking, gaat later en gefaseerd gelden. Maar een groot deel van de Woo dus wel. Wat betekent dat voor uw organisatie vanaf 1 mei 2022? In een drieluik zetten we de belangrijkste punten voor u op een rijtje. Deze keer de algemene bepalingen over openbaarheid, uitzonderingen en de Woo-functionaris. Volgende keer de passieve openbaarmaking en als derde luik de actieve openbaarmaking.

Algemeen

Cultuuromslag

De Woo dient er voor te zorgen dat publieke informatie openbaar wordt, zodat daardoor de democratische rechtsstaat, de burger, het bestuur en economische ontwikkeling beter gediend kan worden. Overheden dienen vanuit een actieve houding publieke informatie openbaar te maken. Uitgangspunt van de Woo is: zoveel mogelijk openbaar, tenzij. Actieve openbaarmaking is vanaf 1 mei 2022 een inspanningsverplichting. Voor bestuurders en ambtenaren goed om bij het opstellen van documenten en het nemen van besluiten er rekening mee te houden dat documenten meer dan voorheen openbaar moeten of kunnen worden. Vermijd naar personen herleidbare gegevens en informatie die op grond van de uitzondering niet voor openbaarheid in aanmerking komen, op te nemen in de documenten.

Toepassing Woo

Het recht op toegang tot publieke informatie kan alleen door de Woo zelf beperkt worden. Specifieke regelingen over openbaarheid zijn in een bijlage bij de Woo opgenomen.

Aandachtspunt: Raadpleeg eerst de bijlage bij de Woo om te kijken of er een bijzondere openbaarmakingsregeling is, waardoor de Woo niet van toepassing is.

Wat is een document?

Op papier of elektronisch, maar ook als analoge foto of film, sms- of Whatsapp-berichten of andere berichten op sociale media. Niet alles hoeft te worden bewaard volgens de wetgever.

Aandachtspunt: Stel richtlijnen op wanneer berichten in informatiesystemen worden geplaatst en in welke gevallen.

Zorgplicht en openbaarmaking

Houd voor ogen dat elektronische -actieve en passieve- openbaarmaking als uitgangspunt gehanteerd dient te worden, tenzij het niet anders kan. Uw digitale informatiehuishouding op orde hebben en houden is van essentieel belang voor een goede uitvoering van de Woo. De belanghebbende en de belangstellende burger dient de publieke informatie – eenvoudig gezegd – op zijn computer te kunnen lezen. Dat wil ook zeggen, zo heeft de wetgever aangegeven, dat de informatie geschikt is om opnieuw te gebruiken. Hiervoor kan aansluiting gezocht worden bij de Wet hergebruik van overheidsinformatie.

Welke maatregelen bestuursorganen kunnen en moeten treffen om hun documenten duurzaam toegankelijk te maken, zal blijken uit het meerjarenplan dat de minister van BZK naar de Tweede Kamer moet sturen. Het meerjarenplan zal eerst alleen de plannen en maatregelen voor het Rijk behelzen en daarna zullen plannen voor de gemeenten, provincies en andere bestuursorganen meegenomen worden. Voor de gemeenten neemt de VNG het voortouw bij de opstelling en uitvoering van het meerjarenplan.

Aandachtspunt: Zorg ervoor dat u uw documenten in goede, geordende en toegankelijke staat houdt. Voorkom versnippering van documenten op allerlei gegevensdragers binnen uw organisatie.

Begroting en jaarlijkse verantwoording

De Woo krijgt ook een plaats in de planning & control cyclus. In de begroting, ook al voor 2023, dient een aparte openbaarheidsparagraaf te worden opgenomen met aandacht voor beleidsvoornemens over de uitvoering van de Woo. In de jaarstukken moet zichtbaar worden wat er met de uitvoering van de Woo is gedaan. Maakt een bestuursorgaan onderdeel uit van een andere rechtspersoon, zoals een , dan kan het onderdeel openbaarheid terugkomen in de begroting van die rechtspersoon.

Aandachtspunt: Bereid u voor op het opnemen van een openbaarheidsparagraaf in uw planning & controldocumenten

Uitzonderingen op openbaarheid

De uitzonderingsgronden zijn grotendeels vergelijkbaar met die uit de Wob, maar er zitten hier en daar wel essentiële verschillen tussen. Neem ze dus goed door. We noemen de meest in het oog springende wijzigingen.

  • Als absolute uitzondering is toegevoegd: bedrijfs- en fabricagegevens die vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld. Andere concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegevens vormen een relatieve uitzonderingsgrond.
  • Openbaar maken van informatie blijft ook achterwege als het belang daarvan niet opweegt tegen:
    • de bescherming van het milieu waarop deze informatie betrekking heeft;
    • de beveiliging van personen en bedrijven en het voorkomen van sabotage;
    • het goed functioneren van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen.
  • De persoonlijke beleidsopvattingen in documenten worden in beginsel openbaar gemaakt. Alleen als het voeren van intern beraad daardoor onevenredig geschaad wordt, kan openbaarmaking achterwege blijven. Aandachtspunt: Zorg er voor dat documenten voor besluitvorming zo worden opgesteld dat persoonlijke beleidsopvattingen in ieder geval in niet tot personen herleidbare vorm wordt geredigeerd.
  • Informatie over de ondersteuning van individuele leden van het parlement, provinciale staten of de gemeenteraad door de griffie is niet openbaar.
  • Onevenredige benadeling op grond van andere belangen dan in de overige uitzonderingsgronden genoemd, kan niet meer als restgrond gebruikt worden.

De Woo-functionaris

De Woo-functionaris heeft twee belangrijke aandachtsgebieden. Ten eerste dient de functionaris goed op de hoogte te zijn van de informatie binnen de organisatie om burgers en andere belangstellenden bij hun informatieverzoeken verder te helpen. Ten tweede heeft de Woo-functionaris een actieve voorlichtingsfunctie. Burgers en andere belangstellenden hoeven niet direct en Woo-verzoek in te dienen, maar kunnen eerst bij de Woo-functionaris op een laagdrempelige manier informatie vragen bij uw organisatie, aangeven wat ze precies aan informatie nodig hebben en hoeveel informatie. Waar dat wordt belegd en bij wie verschilt per organisatie.

Aandachtspunt: Benoem met ingang van 1 mei 2022 een Woo-functionaris in uw organisatie.

Meer weten? Download hier de tekst van de Wet open overheid en hier de tekst van de Wijzigingswet Wet open overheid.

Het tweede luik over het indienen en het proces van een verzoek om openbaarmaking leest u hier. Het derde luik over wat de actieve openbaarmaking voor uw organisatie betekent leest u hier.

Heeft u vragen, wilt u even sparren of een afspraak maken? Neem dan contact op met onze adviseur Maarten Waleboer, maarten2@proofadviseurs.nl